第二十九章 知照函

    第二十九章知照函

    知照函是告知不相隶属机关有关事项的函。主要用于一些机关和行政部门就某些事项做出相关决定和规定后，对其他工作中涉及此事项，但是不相隶属的相关部门做出知照。

    第一节特点

    知照函具有单一性和广泛性两个鲜明的特点。

    1.单一性

    严格遵循函文一函一事的原则。一个知照函中，只能就一个事项做出知照；但是可以就这个事项的不同方面做出具体阐述。知照函的单一性同样是对该事项重视的体现，以及确保知照对象能及时准确把握相关内容和要求。

    2.广泛性

    广泛性是指知照函在实际工作中使用广泛。知照函没有内容和行文对象的限制，因此可以广泛运用于各种需要的情况。

    第二节行文对象

    知照函的行文对象与前面三个函是一样的，是与发文机关不相隶属但有工作联系的机关。

    由于知照函的内容涉及一些行文对象所不知道的新决定、新内容，所以在写作中，要比其他同类函件详细、具体，使行文对象充分理解知照内容的含义。

    第三节格式

    知照函的格式也是比较固定的，像其他函件一样，也包括标题、正文和落款三个部分。

    1.标题

    知照函的标题一般包括发文机关+事由+文种三项内容，有时也可以只由事由+文种构成。两者都是规范的写作格式。

    2.正文

    正文是知照函的主要内容所在。知照函要在正文处用详细、具体的语言把做出的决定和要求告诉行文对象，使行文对象接到函后能快速了解来函的内容，准确做出反应。

    正文内容多采用分条列项的方式叙述，层次分明，条理清楚。

    3.落款

    由发文机关和成文日期组成。 发文机关写全称或规范化简称。成文日期要用汉字写清楚年、月、日，加盖公章。

    第四节语体的特点

    知照函的内容一般具有很强的针对性，是对相关机关、单位或团体就新出台的政策、新做的决定等进行知照。因此知照函的语体特征一般表现为简洁、明确、平实。

    知照函发函的目的在于使相关机关知道新的政策、新的决定或具体事项，以便于工作中注意或者遵守。所以知照函的语言要简洁明白，使行文对象一目了然，不能有表述不清、重复罗唆的地方。知照函是告知性的公文，只要求知照，不做号召鼓舞或者批评。因此，语言力求平实、明确，用最通俗易懂的书面语言把事项表达清楚即可，不需要写得多么精彩华丽。

    第五节遣词造句技巧

    知照函的目的在于详细具体地告知行文对象新的事项，因此其语言侧重明确，易理解。在行文中不能使用双关语或者容易让行文对象产生歧义的语言，多使用词义单一的词语。

    句式安排上，对长短句、整散句的使用要合理斟酌。短句和长句的使用效果有很大不同：短句表意简约明快，灵活多变，清楚明晰；但是长句表意周密严谨，明确精细。因此，在使用中，要注意两者的合理配合。充分运用短句，适当点缀长句，从而使知照函语意连贯，一气呵成，错落有致，逻辑清晰。

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