活动的过程和结果，最常见的记录就是表格。一个过程可能涉及A、B、C和D四个活动，并由不同的人员执行。每个人完成各自活动后就记录处理过程和结果，并签字确认。因此这个表格留下了所有相关人员处理的“痕迹”，一旦出了问题就可以回溯，确定是哪一步出了什么问题。

    2规程

    光有一个表格还不行，还需要一个文件规定活动的执行顺序和要求，这样的文件就是规程。规程表示按A—B—C—D顺序执行，复杂的规程还可能包括条件分支，每一步骤的具体操作和要求也应该在规程中描述。

    3状态

    有了记录和规程还会发生问题。比如，记录丢失了而不知道谁负责(甚至根本不知道丢失了)。这是因为不知道记录的状态当前在谁手里，处理的结果如何，所以还需要状态文档。

    第四节项目风险控制

    在项目的生命周期中，总是会出现许多不确定的因素，它们会打乱项目的原定实施计划，项目风险管理就是对项目实施过程中的这些风险因素进行控制。

    一、什么是项目风险

    项目风险是一种不确定事件或状况，一旦发生，就会对项目目标产生有利或不利后果。风险事出有因，一旦发生会产生严重后果。例如，原因之一可能是需要申请许可证，或者是分配给项目的人员有限，而面临的风险可能是许可证申请过程比原计划长，或者所分配的人手不能完成任务。这两个不确定事件无论发生哪一个，都会对项目的成本、进度或者质量产生不良后果。风险状况则包括项目环境中可能造成项目风险的一些方面，例如，项目管理方式欠佳，或者过分依赖无法控制的外单位参与者。

    风险有两类：可预见风险和不可预见风险。可预见风险，是可以预见、可以计划的，也是可以管理的。不可预见风险则是不能预见、不可计划、不可管理的，所以它需要应急措施。