第五章 项目沟通管理（6）

    (4)书面沟通要求

    备忘录和信件必须清楚、简洁，不能是长篇大论或是与主题无关的内容。

    二、有效倾听

    有效沟通的一半是倾听，不会倾听则会使沟通失败。

    1影响有效倾听的障碍

    下面是一些有效倾听的常见障碍：

    (1)假装倾听

    你也在听和想，但是思维的速度比一般人的语速快。这将导致你感到厌烦或只想着如何应付了事。

    (2)注意力分散

    如果你想做其他事情，而有人正在跟你讲话，那么你就不能集中精力倾听。身旁经过的人或窗外发生的事情也容易分散注意力。

    (3)偏见和固执

    只听你支持的观点而拒绝你不同意的观点是一种选择性的倾听。倾听中的偏见也可能来自对陈述者服饰、相貌、语调或特殊习惯的感觉。

    (4)不耐烦

    如果你急于让讲话者进入主题或等待机会打断其发言，你就听不进去讲话者在讲什么了。

    (5)急于得出结论

    如果你在陈述者还没有结束讲话时就急于对他的陈述下结论，就无法静下心来听他所讲的内容了。

    2提高倾听技巧的建议

    (1)集中精力听

    看着讲话人会帮助你集中精力，并且观察讲话人的身体语言。

    (2)积极主动地倾听

    积极地向陈述者提供语言或非语言性的反馈信息。这包括身体语言（比如点头表示同意所讲的内容、微笑或表示注意的前倾）和不要求陈述者回答的语言评论（比如“很有意思”，“我明白了”）或对陈述者的言语进行解释（比如“你所说的是……”或“你的意思是……”，这种解释将会给陈述者消除误解的机会）。

    (3)提问

    当你想要澄清陈述者所讲的事情或获得关于此事更多的信息时，可以提问，如“关于那件事，你能多告诉我一些吗?”

    (4)不要打断

    当一个人在讲话时，应听清整个思路或在适当的间歇提出问题或评论。在一个人提供完信息之前，不要打断或转换主题。

    三、会议沟通

    会议是促进团队建设和强化团队成员的期望、重要性以及对项目目标投入的工具。

    1项目会议的类型

    项目管理沟通中有三种最常用的项目会议：

    (1)情况评审会议

    1）参加人员。

    项目情况评审会议通常由项目经理主持或召集，会议成员一般包括全部或部分项目团队成员，以及客户和项目团队的高级管理人员。

    2）会议目的。

    会议的基本目的是通知情况、找出问题和制定行动方案。

    3）召开时机及频率。

    项目情况评审会议应该定期召开，以便早日发现目前的和潜在的问题，防止危及项目目标实现的意外情况发生。例如，项目情