以删去的话，那么请只留下那一页。
◆你能做什么
我总该做点什么来改变吧
数字化的文件很难阅读。你如何能够喜欢一连阅读数页这样格式的文件呢？例如：
“关于与第五项选择相关的先前会议之决策，是否已经收集到不足的数据，以决定能否产生有利未收账款问题的解决之道呢？”
管理阶层有一个奇特的信念，那就是：文字越抽象，越晦涩难懂，就表示这份文件越可信、越重要。客观性和专业程度或多或少等同于抽象语言。当抽象文字是谈及某些具体事物时，它们或许会非常实用。在商业领域中，经常会出现许多抽象的词汇，然而其意义却毫不明确。在我所举的上述例子中，根本未谈及任何特定的事物。
如果仔细地研究语言的效应，我们能够肯定地表示：这个例子所用的就是会使人迷惑、恍惚的文字。我想这应该不是作者的原意吧。
什么让你的文件令人感到乏味？
下面所述的都是管理人员在写文件时很容易犯的错误：
尽可能多利用名词化词语（抽象名词），并且避用感官化的文字和词汇。
使用具有非人物主语的被动语态，例如说“这件事被完成了”，而不是说“某人完成了这件事”。
利用具有无数附属子句的冗长句子，这样的结果就是：假如严密地遵守，它将会逐渐降低阅读者的兴趣和对句意的了解。
“然而这也可能会很重要。假如在最初，其句中曾经出现任何相关重点的话，也会引起阅读者遗忘任何相关的重点。”看过这样的句子，我想你应该能够理解我的说法了吧！
以冗长的段落来架构文章，并且采用难以阅读的小字体。
不利用有助于了解的标题来为文章分段。
不使用简单的本国文字，而使用外国文字以及由两个以上单字所组成的词汇。
避免提供特定的细节。
◆是什么让你的简报变得索然无味
语调少有变化。
利用由非人物主语构成的被动语态来演讲，例如说“这件事被完成了”而不说“某人完成了这件事”。
从不看听众，而且很少留意他们的反应。
依据讲稿照本宣科。
利用许多名词化的词汇（抽象名词）。
在第一次休息时间之前，已经连续讲述超过一个小时。
静止不动。
不使用投影片或录影带，并且将视觉输入降至最低。这时，你会发现大多数的听众突然对天
花板或地板产生了兴趣。
没有任何可以让人活动一下的互动性活动。
经常使用这些表达方式的个人会让人觉得他带有疏离他人的嫌疑。
语言专家会告诉你如何对状况进行改变。
如何写出引人注目的文件
利用感官化的文字和词汇。感官化的语言与我们的感官有关，最常见的有视觉、听 觉。视觉化的语言可以是这样的：我能看到我们未来的前景。“我将倾听员工的意见。”就是听觉化的语言。
以具有主语、动词、宾语的主动语态来写作。
利用断句。
让每一个段落简短，并且使用容易阅读的字体。
利用切题的标题。
利用简单的本国文字，而不要卖弄外国的文字。
适合的话，就提供特定的细节。
如何使你的简报吸引听众
清楚地变化音调。
以具有主语、动词的主动语态来演讲，例如说“A先生做了Y事”，而不说“Y事被A先生做了”。
全心全意地留意听众。
利用感官化的语言——要生动、能告知，以及带有冲击性。
每小时至少一次适当的休息时间。
利用诸如投影片或录影带之类的视觉辅助用品。
利用互助性的活动来让人站立或移动身体。