随着电子邮件在交际领域中的普及应用,电子邮件的使用技巧与规矩也日益显著地成为形象管理的重要方面。

    懂得电子邮件使用技巧及应注重的规矩,不仅可以让邮交流更轻松,更能网络世界的我们表现得更有修养,也更为专业。那么我们在进行电子邮件交流时应该注意哪些问题呢?

    1)尊重别人的时间和带宽。

    用电子邮件发送信息,内文不要太冗长,回复的时间不要隔得太长,应尽可能每天接收电子邮件。对于大的邮件应在得到对方允许的情况下再发送。当我们遇到大量的垃圾邮件烦扰时,除了使用邮件过滤器等技术手段外,应及时通知有关的网管,消灭掉这些阻塞网络交际的垃圾发送者。

    2)注意措辞。

    简单明了的邮件,可以使我们节省打电话发传真澄清邮件意义的时间。我们必须小心E-mail里每一句话的措词。现在法律规定E-mail也可以作为合法的的法律证据。所以一定要小心措词,可能对自己不利或可能引起误会的话不要写。另外不要使用术语和专业缩略语,我们也许认为自己的邮件浅显易懂,但是却很容易遭到误解。

    3)不要激怒对方。

    如果使用含有敌意的词句或者批评的语气(电邮礼仪中称之为“火焰”),我们会“惹火”对方并且造成糟糕的局面｡电子邮件不是大家“笔伐”的工具,如果有问题,与对方当面解决。

    4)提前通知收件人。

    尽量在发邮件以前得到对方的允许,或者至少让他知道有邮件过来;确认我们的邮件对他有价值。没有人会喜欢垃圾邮件。收件人对于满篇废话的不速之“件”的态度通常是作为垃圾邮件处理一删了之。

    5)注意保密。

    即使我们选择“永久删除”,许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在我们发送以前,仔细考虑如果第三者看到这封信会发生什么情况。如果不想第三才看到我们的私人邮件,或者泄露对方的机密,就不要用未加密的方式发送机密邮件。

    6)慎用附件。

    不少人喜欢把信用附件(Attachment)的形式发给对方,但是添加附件经常是一件费力不讨好的事情。因为附件越大,下载时间就越长,占用收件人电脑空间就越多,而且没有人喜欢类型不明而且可能带有病毒的附件。收件人有时却无法打开附件。

    如果必须要用附件的形式发送文件,也要询问对方能够阅读的文件格式,并与对方约好。这样给人感觉我们的细心体贴,而且让对方感觉这个文件很重要的。

    7)慎用抄送功能。

    我们也许会把自己的邮件象备忘录一样抄送给其他同事或者客户。不要滥用