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第五章 聚焦KPI直指绩效改进和绩效提升(4)(2/2)

头脑风暴法可分为直接头脑风暴法(通常简称为头脑风暴法)和质疑头脑风暴法(也称反头脑风暴法)。前者是在群体决策时尽可能激发创造性,产生尽可能多的设想;后者则是对前者提出的设想、方案逐一质疑,分析其现实可行性。

    案例离退休工作部的KPI

    某公司实施全员绩效管理以来,离退休工作部主任非常苦恼:她自称这个部门只有不太完整的三个人:两个正常人,一个残疾人,需要提供服务的离退休人员却达到1 300多人,分散居住在城市的各处。公司实施绩效管理对她造成很大压力:这种服务性质的部门,领导们虽说口头上重视,但实际情况大家心知肚明,该主任发愁的是别的部门都有KPI,而自己部门没有,但实际上令这个部门苦恼的工作还很多。于是经过以“苦恼所在即KPI所在”为题的部门头脑风暴会议,第一个KPI终于产生了:通过头脑风暴,穷举工作中的问题、难点以及苦恼,最后选定“发通知的苦恼”为改进的方向。通常情况下,该部门发一遍通知,通常要10天左右时间才能全部通知到,实在让人操心。于是第一个KPI就是:缩短对全体离退休人员发通知的周期,指标的目标是“降低至两天之内”。但她对于能否完成这个KPI、如何完成这个KPI非常怀疑。

    于是主任进一步运用鱼骨图法分析影响周期的原因,并运用头脑风暴法锁定解决核心问题所需的方法。造成周期长的根本原因是通知的方法落后,主要还靠打电话下通知;而方法落后的原因是基础管理落后、途径单一,平常只掌握老员工们的固定电话,没有其他通讯方式。拟议的解决方法是:变直接通知为间接通知,通过离退休人员的第二代或第三代代转通知。目标是:建立基于网络的新通讯方式,掌握离退休人员第三代的三种联系方式、第二代的两种联系方式,以及群发通知的有关数据库和管理软件。

    完成这个目标的关键点是:人力和预算,如果人力和预算过大或过于正式,则这个KPI实现的成本过大,就没有必要了。于是围绕这个关键点确定了第三级目标:找到低成本解决方案。经讨论,目前正好有刚刚招聘的部分大学毕业生在各部门轮岗熟悉情况,与人力资源部协商后,优先安排部分熟悉软件开发的人员到行政系统轮岗,交给离退休工作部主任指挥10天。

    通过这个KPI的设立和后来的圆满完成(通知周期实际降至平均4小时),这个企业解决了长久遗留的老问题。

    这个KPI的设立和完成,体现在管理流程中是简明扼要的:

    第一步:在管理系统的绩效卡中,部门申报KPI。

    指标名称:降低对离退休人员发通知的周期;