建议实际上只适用于 可支配时间，为什么呢?因为只有这部分时间是可管理的。

    不幸的是，绝大多数管理者，特别是基层的和中层的管理者，其可支配时间仅占他们工 作时间的25％左右。不仅如此，可支配时间趋向于是一些零碎时间——这里有5分钟，那里 有5分钟，要有效地利用它们是非常困难的。因此管理者面临的挑战是，知道什么时间是可 支配的，然后对活动进行适当的组织，以便将零散的可支配时间积累成大块的时间，从而能 够更有效地利用这些时间。凡是善于识别和组织其可支配时间的管理者，往往更有成效，而 他们用可支配时间完成的事情往往是更重要的事情。

    怎样利用时间

    管理者们或者任何个人，怎么判断他们利用自己时间的有效程度?答案是，他们应当选 择一段时间用工作簿或日记连续地记录下他们每天的各种活动，然后对他们收集的数据进行 评估。

    尽量坚持记日记。一旦这项工作完成，你将会有一个详细的时间和活动记录。然后你就 可以分析你利用时间的有效程度，并按照重要性和紧急性排列每种活动的顺序。

    进行活动的重要性和紧急性分析

    每种活动的等级

    重要性

    A非常重要：必须做

    B重要：应当做

    C不太重要：可能有用，但不是非做不可

    D不重要：没有任何效果

    紧急性

    A非常紧急：必须马上做

    B紧急：应当赶紧做

    C不紧急：推迟一段时间再做也行

    D时间不作为考虑的因素

    如果你发现时间管理的实质是有效地利用你的时间，它要求你很清楚要实现的目标和实 现目标要进行哪些活动，以及每种活动的重要性和紧急性。有效的时间管理过程包括5个步 骤。

    1列出你的目标

    你为自己和为你所管理的部门设定的目标是什么?如果你采用MBO方法，这些目标应该已 经设定好了。

    2按照重要性排出目标的次序

    并非所有的目标都是同等重要的，给定你的时间限制，你要确保给最重要的目标以最高 的优先级。

    3列出实现你的目标所必须进行的活动

    未来实现你的目标需要哪些具体的行动?同样的，如果你采用的是MBO方法，这些行动计 划应该已经制定好了。

    4对于每一个目标，给实现目标所需进行的各种活动分派优先级

    这一步；又加上了第二组优先级。这里，你既需要强调重要性，也需要强调紧急性。如 果某项活动是不重要的，你应当将其授权给下级去做，如果某项活动是不紧急的，你通常可 以先把它放一放。在这一步上，你应识别出哪些活动是你必须做的；哪些是你应当做的；哪 些是当你有空时将要做的；哪些是你应当授权别人去做的。